Privacyverklaring versie 2

Laatste wijziging: 06/10/2020.

1      Algemeen

Deze Privacyverklaring regelt de verwerking van persoonsgegevens als onderdeel van het gebruik van onze website (www.mergroup.be) en de diensten die wij aanbieden. Deze verwerkingen worden uitgevoerd door Mergroup NV, gevestigd te Louwijn 18 te Asse, met ondernemingsnummer BE 0880.287.074.

Het beschermen van persoonsgegevens van klanten en bezoekers is erg belangrijk voor ons. Daarom stellen we alles in het werk om deze gegevensbescherming te waarborgen en steeds conform de geldende wet- en regelgeving te handelen wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken.

Meer concreet behandelen we de persoonsgegevens steeds rechtmatig voor welbepaalde doeleinden. Wij doen het nodige om niet meer persoonsgegevens te vragen dan noodzakelijk of om deze langer dan nodig te bewaren. Tot slot implementeren we technische en organisatorische maatregelen om een passende beveiliging te waarborgen.

Deze Privacyverklaring was laatst bijgewerkt op 06/10/2020. Mergroup behoudt zich het recht om deze indien nodig aan te passen en zal substantiële wijzigingen steeds communiceren.

2      Mergroup

Mergroup wil toonaangevend zijn in het aanbieden van track & trace, materiaalbeheer en Smart City. Om een kwaliteitsvolle dienstverlening aan te bieden verwerken we persoonsgegevens van klanten. Hierbij stellen we alles in het werk om deze data als goede huisvader en conform de geldende wet- en regelgeving te behandelen.

Wij verwerken persoonsgegevens in hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke (bv. bezoek aan onze website) en van verwerker in opdracht van onze klanten (bv. track & trace).

3      Welke persoonsgegevens verwerken we?

Mergroup verwerkt de volgende persoonsgegevens:

Website bezoeker

• Informatie m.b.t. het contactformulier (voornaam, naam, telefoon, e-mail, reden, bericht),
• Analytische informatie verzameld uit cookies of daarmee vergelijkbare technieken (bv. IP-adres).

Klanten (facturatie, administratie en communicatie)

• Administratieve identificatie (naam organisatie, ondernemingsnummer, adres- en contactgegevens),
• Contactpersonen (naam, telefoon, e-mail).

Klantbeheerders van track & trace, materiaalbeheer en Smart City

• Administratieve identificatie (bv. voornaam, familienaam, werknemersnummer, badgegegevens),
• Contactinformatie (telefoonnummer, e-mail, adres),
• Profielfoto,
• Accountgegevens (login en wachtwoord).

Personen verbonden aan het gebruik van track & trace, materiaal en geconnecteerde toestellen *

• Administratieve identificatie (bv. voornaam, familienaam, werknemersnummer, badgegegevens),
• Contactinformatie (telefoonnummer, e-mail, adres),
• Profielfoto,
• Privé adres (om de scheiding tussen werk en privé te bewerkstelligen),
• Nummerplaat en/of label van voertuig,
• GPS-coördinaten (bv. ritgegevens van voertuig, locatie van werkgerief),
• Gegevens afgeleid uit telematica (bv. rijgedrag).

* De persoonsgegevens m.b.t. de klant (en haar medewerkers) zijn sterk afhankelijk van de keuze van de klant als beheerder van het platform en in haar rol als verwerkingsverantwoordelijke. Onze tracking platforms kunnen net zo goed functioneren via louter een pseudoniem om een bepaalde voertuig, materiaal of ander object te beheren.

4      Waarom en hoelang verwerken wij deze persoonsgegevens?

4.1     Track & Trace platform

Mergroup biedt, als verwerker in opdracht van klanten, digitale platforms aan om track & trace, materiaalbeheer en smart city aspecten te beheren: Mertrack, T3, TrackIT en IOT. Onze klanten zetten deze o.a. in om de veiligheid van werknemers te waarborgen, dienstvoertuigen en materiaal te beveiligen en de optimalisatie van bedrijfsgerelateerde verplaatsingen en transporten.

Deze beveiligde omgevingen bieden klantbeheerders (“administrator”) de mogelijkheid om tracking in te stellen volgens eigen voorkeuren. Zij registreren en beheren de voertuigen, het materiaal en de geconnecteerde toestellen. Ook de koppeling met personen wordt hierin geregistreerd (bv. bestuurder van voertuig). Ook hier bepaalt enkel en alleen de klantbeheerder welke aangeboden velden effectief worden benut.

Gelet op het beheer van het platform door de klant zelf en hun rol als verwerkingsverantwoordelijke, dienen betrokkenen (i.e. medewerkers van de klant) zich in de eerste plaats tot hun werkgever te wenden voor meer uitleg over de manier waarop het platform wordt gebruikt. Zij dienen de balans tussen werk en privé in te bouwen en te bewaken als goede huisvader. Mergroup staat haar klanten bij in deze taak.

4.2     Bezoek aan onze website

Bij uw bezoek aan onze website worden cookies gebruikt om uw webbrowser te herkennen. Hierdoor hoeft u als bezoeker niet steeds opnieuw aan te melden, uw gegevens in te voeren of instellingen aan te passen. Dit laat ons tevens ook toe om het gebruik en de functionaliteiten van onze website te analyseren en te verbeteren.

Bekijk ons Cookiebeleid onderaan deze pagina voor verdere details over het gebruik van cookies.

4.3     Aanvragen tot informatie

Persoonsgegevens verzameld via ons contactformulier, via info@mergroup.be of andere contactpunten worden gebruikt om uw gestelde vragen passend en accuraat te beantwoorden. Deze informatie wordt opgenomen in ons klantensysteem zodat we u in de toekomst nog een betere service kunnen aanbieden.

Om uw aanvragen tot informatie volwaardig te behandelen bewaren we uw persoonsgegevens voor deze activiteit zolang u bij ons klant bent. Indien u geen klant bent (geworden) zullen we uw gegevens verwijderen 6 maanden nadat uw vraag werd beantwoord.

4.4     Om met u in contact te blijven

Wij vinden het belangrijk om een goede relatie en communicatie te hebben met al onze klanten. Daarom zullen wij u contacteren om u op de hoogte te houden van relevante aanbiedingen en van innovatie en nieuwigheden die u mogelijk interessant vindt. Hiervoor steunen we op ons gerechtvaardigd belang. Indien u deze communicatie niet wenst te ontvangen, kan u hier zich steeds voor uitschrijven via de opt-out link onderaan de e-mail.

4.5     Facturatie en administratie

Mergroup verzamelt facturatie- en administratieve gegevens om haar administratieve verplichtingen na te komen, zoals het aanrekenen van de diensten die aan de klant zijn verleend of onze wettelijke verplichte boekhouding te voeren. We zijn wettelijk verplicht deze persoonsgegevens 7 jaar te bewaren.

4.6     Recruitment en sollicitaties

In het kader van recruitment verzamelen we gegevens van mensen die, al dan niet spontaan, bij ons solliciteren. Deze persoonsgegevens worden verwijderd binnen 1 maand na de sollicitatie indien de sollicitant niet wordt aangenomen. Indien de persoon wordt aangenomen zullen deze gegevens worden opgenomen in het personeelsdossiers en wordt dit bijgehouden tot 5 jaar na het beëindigen van het arbeidscontract.

4.7     Camerabewaking

Met het oog op de bescherming van de fysieke veiligheid van de bezoekers en medewerkers van Mergroup, wordt gebruik gemaakt van beveiligingscamera’s. Dit doen we op grond van ons gerechtvaardigd belang om te voorzien in de veiligheid van iedereen. De beeldopnamen worden maximum 30 dagen bewaard.

5      Worden uw gegevens met anderen gedeeld?

Mergroup zal zicht onthouden van het bekendmaken of doorgeven van uw persoonsgegevens, tenzij in de volgende gevallen:

• We werken samen met ICT-partners (“Verwerkers”) die ons ondersteunen met o.a. hosting, ondersteuning en back-up. Zij verwerken uw persoonsgegevens enkel via onze schriftelijke instructies en dit volgens een overeengekomen verwerkersovereenkomst.
• Indien het wettelijk verplicht is.

Mergroup zal het nodige doen om uw persoonsgegevens waar mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Indien persoonsgegevens toch buiten de EER verwerkt worden, zal er steeds een passende waarborg voorzien worden.

6      Hoe worden uw gegevens beschermd?

Mergroup streeft ernaar uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen door middel van passende technische en organisatorische maatregelen. Met betrekking tot de GDPR, hebben we intern een DPO aangesteld en is er een beleid gegevensbescherming en informatiebeveiliging opgesteld. Verder werken we risicogebaseerde wijze aan het continu verbeteren van onze maatregelen. Wij beschikken tevens over een procedure m.b.t. beveiligingsincidenten en gegevenslekken, die rekening houden met de wettelijke meldplicht.

7      Welke privacy-rechten hebt u en hoe oefent u deze uit?

Als betrokkene beschikt u over een aantal rechten die ervoor zorgen dat u de gegevens kan inkijken, een kopij / export kan ontvangen, etc.

Indien Mergroup de verwerkingsverantwoordelijke is, zullen wij uw verzoek evalueren en behandelen binnen de geldende termijn. Om uw rechten uit te oefenen volstaat het om contact met ons op te nemen via dpo@mergroup.be en uw vraag te voorzien van een kopij van de voorzijde van uw identiteitskaart.

Indien blijkt dat niet wij maar onze klant optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, doen wij het nodige om uw vraag zonder onredelijke vertraging door te geven aan de klant. Zij zullen uw vraag nadien verder behandelen.

7.1     De inzage van uw persoonsgegevens

U heeft het recht om inzage te krijgen van alle persoonsgegevens die we van u verwerken. U kan hiervan ook een kopie krijgen dat we u op papier of digitaal bezorgen.

7.2     Het verbeteren van uw persoonsgegevens

U heeft het recht om van ons te vragen uw persoonsgegevens aan te passen wanneer deze niet juist of niet volledig zijn. U mag ook vragen om uw persoonsgegevens tijdelijk niet te gebruiken totdat deze juist of volledig zijn.

7.3     Het intrekken van uw toestemming

U heeft het recht om te allen tijde uw toestemming in te trekken indien de toestemming van toepassing is.

7.4     Het wissen van uw persoonsgegevens

U heeft het recht om te vragen dat uw persoonsgegevens worden verwijderd als deze niet langer nodig zijn in het licht van de doeleinden van deze privacyverklaring of als u uw toestemming voor de verwerking intrekt.

7.5     Het overdragen van uw persoonsgegevens

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een universeel leesbaar formaat te ontvangen zoals een tekstbestand of ander digitaal bestand.

7.6     Bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens

Wanneer u vindt dat wij uw persoonsgegevens niet op een correcte manier gebruiken kan u bezwaar aantekenen tegen deze verwerkingen, zoals verwerkingen in het kader van nieuwsbrieven, marketing, of andere verwerkingen die niet noodzakelijk zijn in de context van onze professionele relatie.

8      Cookiebeleid

Mergroup maakt gebruik van cookies. Hieronder komt u te weten wat cookies zijn en hoe wij deze inzetten.

8.1     Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestandjes die op jouw computer of mobiele apparaat worden geplaatst wanneer je onze website bezoekt. Dit gebeurt door Mergroup zelf (“first party cookies”) of door partners (“third party cookies”).

Cookies identificeren jouw apparaat via een uniek nummer zodat men je kan identificeren bij elk bezoek. Dat is handig om o.a. jouw taalkeuze te onthouden of jouw aangemelde sessie te behouden zodat u niet telkens opnieuw moet aanmelden.

Cookies zullen worden ingedeeld tussen functionele en niet-functionele cookies. Functionele cookies zijn cookies die noodzakelijk zijn voor de goede werking van de website. Niet-functionele cookies zijn cookies die kunnen worden ingevoegd voor statistische, sociale, doelgerichte of commerciële doeleinden.

Meer informatie over de soorten cookies kan u vinden op www.allaboutcookies.org.

8.2     Welke cookies gebruiken we op www.mergroup.be?

Een overzicht van onze cookies vindt u in de onderstaande tabel:

(* F = Functioneel, NF = Niet functioneel)

9      Contact

Wenst u meer uitleg na het lezen van deze privacyverklaring of wenst u een recht uit te oefenen? Aarzel dan niet om met ons contact op te nemen. Wenst u onze DPO rechtstreeks te contacteren, kan u zich wenden tot dpo@mergroup.be.

Indien u niet tevreden bent over de manier waarop er met uw persoonsgegevens wordt omgegaan kan u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.